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2018.05.23

5/22 公文書管理を学ぶ

旧知の情報公開クリアリンクハウスの三木さんからご案内をいただき、「公文書管理条例制定の課題とポイント」を勉強して参りました。

森友加計学園問題など、役所が証拠文書をきちんと保管しない問題が露呈していますが、自治体も公文書管理では、ルールは整理されているものの、文書が地域社会における共有財産という認識はまだ不徹底であることは否めません。そのなかで、国ほどひどくはないけれども、単に執務スペース確保だったり、生活感覚の断捨離思想みたいなもので、過去を説明づけられないような文書廃棄がされています。例えば、部活がいつから毎日やるようになって全国大会が意識されるようになったのか、とか、待機児童問題はいつから発生したのか、とか、ようやく全通した道路が全体でどのくらいお金や手間がかけられているのか、次の自治体の計画改定に向けて前回の計画の議事録を取り寄せる、というときに資料が特定できなかったことがあります。

そのような問題意識から過去何度も質問していますが、単なるファイリングシステムの自慢に終わってしまっています。でも、企業の所有物の保管にとどまる民間企業のファイリングシステムと、住民や地域の共有財産である公文書の保管は根本的に思想が違うというのが実感です。

東洋大学の早川教授からは、共有財産という認識の徹底が重要であることと、役所が簡単に破棄して外部が所有する証拠書類があった場合は抗弁できないこと、破棄における住民同意のモデル、紛失の対応スキームなどについてお話をいただきました。

データキーピングサービス常務執行委員の渡辺さんからは、公文書管理に関する条例制定の過程研究を紹介してくださり、なかなか政治主導にならず行政主導で立法が行われているが有意義であること、志木市の山崎東吉議員の一般質問の見識の高さなどが紹介されました。また、公文書管理がファイリングシステムとの相性の悪いことが指摘されたものの、一方で整理することに関しては共通なのでそこから保存に向けての取組をすることの有意義も話されました。朝霞市はこれが参考になりそうです。

情報公開クリアリンクハウスの三木理事長からは、政府活動が不適正になるとつじつま合わせのために公文書が問題を起こし始める、ということから話が始まり、公文書の定義のはぐらかし、文書管理規則のタイプによる対応、行政運営の適正化・自治体活動の説明責任・共有財産としての文書という理念を確認すること、文書のライフスタイルを想像しながらの保存に向けてのルール整備、電子化されたデータの扱いの難題さ、永年保存(いらなくなったら廃棄可能)と移管文書(保存文書になること)の使い分けに注意すること、などがお話されました。また市政施行○○年というのが歴史的文書を保存させる契機ともなると示唆とれましたが…。

●朝霞市において戦後の歴史保存がほとんどされていません。米軍基地があった時代のいろんな歴史に限らず、今生きている我々の都市計画やまちがどのように展開したのかということを裏付けていく資料がどのように保存されているのか心配になるところです。

●日本もヒミコ以降、6世紀まで忽然と歴史がないことが言われていますが、梅原猛の「神々の流竄」では、8世紀に公定日本史となる記紀編纂の過程で、地域史の資料の大半が消されてしまったのではないか、と指摘しています。どうもそういう歴史を背負っているようです。ただ、徳川政権は文書主義が徹底していたのですが、江戸城の火災でその文書の多くが焼失しているようです。

●新書「公文書管理」では、公文書の保管は国対国の約束の多い大陸の国では徹底されていたのですが、公文書を公開するということが定着したのは、ロシア革命で、新生ソ連政府が帝政ロシアが各国と密約していた文書を公開しながら、外国に第一次世界大戦の和平交渉や干渉戦争終結への交渉に活用したところから始まることが紹介されています。

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