4/24 自治体の公文書は大丈夫か

国の公文書管理が安倍政権のもとでめちゃくちゃになっていて、関心高まっています。役所がいつ、誰が、何を決めたか、そのための準備、参考情報、手続きがどうなったのかわからなくなったら、市民に義務を課したり、権利を制限したり、必要なサービスを受けられなくすることがありうる役所の運営として大問題です。誰が増税せよと言い出してどういう情報で必要性を検討して政策になったかわからないのに増税なんかされたらたまらないわけです。
また、国や他の自治体や民間企業と言い分が違った場合、何が違うのか、過去の経緯で証明できなければ、朝霞市は独自研究を言っているだけになり、外交的に負けます。
文化的には、歴史や経緯を証明するにも重要です。

そうした点で役所の文書管理は重要で、できるだけ保存する方向で考えなくてはなりません。

ところが、これに限っては民間にならえとやって導入したファイリングシステムの成果で、オフィスに無駄なスペースを作らないために「捨てる」方向に力学が働き、証明できないことも増えています。朝霞市においては「待機児童問題」がいつから始まってどのように展開しているのか、もはや発生当初の1990年代の文書はなく、経緯も歴史も証言と議会の議事録しか発見しにくい状態です（ひょっとすると、誰も検索できない倉庫の奥に文書があるかも知れません）。

ファイリングシステムの導入による、文書が安易に破棄されている現状は朝霞市に限った話ではなくて、図書館総合展で伺った文書電子化保存のシステムのブースで伺った営業担当者いわく、全国の自治体で共通の問題として上がっているようです。

民間企業は契約が終われば、あとは保存期間過ぎてどんどん捨てても構わない資料が大半です。役所の場合、どこまでが必要性がなくなっているのか判断つかないことが多くありますし、歴史性もあります。大変難しい問題だと思いますが、公文書保存にしっかり取り組んでいる自治体も出てきており、参考にしたいと思っています。
また、公文書を個人管理しないと残らない、という私物化による歴史保存みたいなこともしなくて済むと思います。